FAQ - Normalisation de l'expédition des courriers électroniques

Mise à jour

Est-ce que l'email noreply@silae.fr sera directement visible par le destinataire ?

Lorsqu'un email est expédié, il y a systématiquement deux propriétés échangées entre les serveurs :

  • l'Expéditeur ("Sender" ou "Sender Name" en anglais)
  • le Nom d'Expéditeur ("Display Name")

L'Expéditeur est l'adresse email physiquement utilisée pour expédier le message.

Le Nom d'Expéditeur est le nom "en clair" qui sera affiché dans l'application de messagerie et qui permet de masquer l'adresse email de l'expéditeur.

Ceci est souvent représenté sous la forme "Paul DURAND <paul.durand@google.fr>" :

  • Paul DURAND est le Nom d'Expéditeur 
  • paul.durand@google.fr est l'Expéditeur

Les emails envoyés avec l'adresse noreply@silae.fr utilisent le Nom d'expéditeur ("Display Name") "Silae". Cela concerne notamment tous les emails systèmes de Silae, comme ceux du parcours de réinitialisation de mot de passe ou de vérification des adresses emails.

Dans d'autres cas, un autre Nom d'expéditeur ("Display Name") a pu être défini. La présence d'un nom d'expéditeur autre que "Silae" dépend de plusieurs facteurs :

  • La configuration de votre domaine
  • Le type d'email envoyé depuis l'application
  • La personnalisation éventuelle de l'email
Est-ce que mes destinataires vont concrètement visualiser l’adresse email noreply@silae.fr ?

NON, dans 99.9% des cas.
Vos destinataires ne verront pas l’adresse d’expédition, ils visualiseront le Nom d’Expéditeur (Display Name). Ce Nom d’Expéditeur sera systématiquement renseigné lors de l’expédition du mail et il proviendra :

  • Soit de l’expéditeur par défaut renseigné dans votre domaine
  • Soit d’une surcharge de ce dernier par un process spécifique de l’application (robot de paie par exemple.)

De nos jours, c’est le Nom d’Expéditeur qui est affiché en premier dans tous les clients de messagerie. Nous mettons tout en œuvre pour avoir une compatibilité ascendante qui garantisse au maximum la visibilité de votre domaine ou vos adresses emails.

Le seul cas ou vos destinataires verraient l’adresse noreply@silae.fr ou un nom d’expéditeur « Silae » serait le cas des emails systèmes Silae (comme Mot de passe oublié) et ces emails cibles dans 95% des cas des comptes collaborateurs, donc pas vos clients finaux.

Que va-t-il se passer si le destinataire tente de répondre à l'adresse email noreply@silae.fr ?
Il y a différent cas pour cela.
Si le message est un email "système" expédié par Silae (comme un message de type "Mot de passe oublié"), il ne sera pas possible de répondre à noreply@silae.fr. Si un email est expédié directement à l'adresse noreply@silae.fr, il sera ignoré par nos serveurs.
Si le mail n'est pas un mail système de Silae, ce qui est le cas dans 99% des emails expédiés par nos serveurs, il s'agit donc d'un email lié aux opérations de paie. Dans ce cas, nous fournissons systématiquement au serveur mail destinataire une adresse email de réponse qui sera utilisée par ce dernier si le réceptionnaire décide de répondre. Cette adresse est appelée "Répondre à" (REPLY TO). Le mail "Répondre à" sera systématiquement renseigné par Silae pour que le réceptionnaire puisse répondre dans tous les cas.
Le mail renseigné pour la réponse proviendra de la configuration de votre application Silae, soit au niveau du domaine, soit parce qu'il a été repris de l’expéditeur surchargé dans la fonction calcul PARAMAIL, soit parce qu'il provient d'une configuration spécifique de l'application.
Dans tous les cas (hors mails systèmes Silae) vos clients pourront répondre aux mails expédiés via noreply@silae.fr. Vous ne perdrez pas la capacité de communication avec vos clients.

Quel impact pour la fonction calcul (FC) PARAMMAIL ?
Il n’y a pas d’impact sur le fonctionnement de la fonction calcul PARAMMAIL. Son comportement est conservé sauf pour la gestion de l’expéditeur si le domaine de paie ne dispose pas de son propre serveur SMTP. Dans ce cas et uniquement ce cas, le mail de l’expéditeur renvoyé par la fonction calcul sera remplacé dynamiquement par noreply@silae.fr Si aucun « Nom d’Expéditeur » n’est présent au moment de l’envoi, le mail de l’expéditeur de la fonction calcul sera alors utilisé comme Nom d’Expéditeur, exemple : paul.durand@gmail.com <noreply@silae.fr> Le mail est donc techniquement envoyé depuis « noreply@silae.fr » mais c’est le nom « paul.durand@gmail.com » qui s’affiche dans le client de messagerie.

Que dois-je faire si je souhaite absolument expédier mes e-mails avec l'adresse e-mail de mon cabinet ?
 
Nous déconseillons vivement la mise en place d'un serveur SMTP dédié si vous ne disposez pas de compétences techniques nécessaires ou d'une équipe interne IT dédiée qui maîtrise parfaitement l'ensemble des contraintes liées à la gestion de messagerie et de sécurité associées (DNS, SPF, DKIM, etc.). L'implémentation de Silae rend l'expéditeur noreply@silae.fr très transparent par la mise en place systématique du Nom d'Expéditeur et de la fonction "Répondre à" (REPLY TO).

 

Pour réaliser cette opération, vous devez disposer de votre propre serveur ou service de messagerie et connaître les propriétés SMTP suivantes :

  • L'adresse du serveur SMTP
  • Le port pour se connecter au serveur
  • Le nom de votre utilisateur (son identifiant)
  • Le mot de passe associé

⚠️ Attention :

En implémentant votre serveur ou service d'expédition SMTP pour votre domaine, vous devenez responsable de la délivrance des messages. Silae ne pourra en aucun cas être tenu responsable de problèmes de distribution de vos emails.


Mise en place de la configuration

La configuration du SMTP doit être réalisée depuis votre onglet "Administration", menu "Paramétrages".

SMTP Dédié : est-ce que l’expéditeur noreply@silae.fr sera utilisé pour les emails sortants liés à notre domaine si vous configurez un serveur SMTP dédié ?

Non (sauf exceptions.)

Si vous implémentez votre propre SMTP (SMTP dédié), vous continuerez de bénéficier de la surcharge l’expéditeur au niveau du domaine (expéditeur par défaut.)

C’est le fonctionnement actuel qui permet d’expédier vos emails avec les serveurs Silae.

Les expéditeurs forcés ou modifiés dans les fonctions métier (comme la fonction PARAMMAIL par exemple) ne seront jamais surchargés par l’expéditeur noreply@silae.fr.

Vous pourrez donc avoir un flux de mails sortant sans aucun expéditeur noreply@silae.fr exceptions faites :

  • Des emails systèmes du type "Mot de Passe oublié" envoyés directement par Silae.
  • Ou si votre domaine ne dispose pas d’un « email expéditeur par défaut » comme mentionné précédemment.
SMTP Dédié : Fournissez-vous une plateforme de tests pour valider en amont le fonctionnement de notre SMTP dédié avant de le basculer en production sur notre domaine ?

Silae ne fournit aucune plateforme de test spécifique.

Vous êtes en self-service.

La nouvelle interface dans le back-office de votre domaine Silae vous permet de tester la configuration SMPT via un bouton [Test].

Il est donc possible de tester la configuration AVANT de l’activer pour le domaine Silae.

Le flux de mails bascule quasi instantanément sur votre serveur après l'activation.

Il est possible de revenir en arrière (C.à.d. revenir au fonctionnement via les serveurs de Silae) à tout moment et la prise en compte de ce changement par l’application est aussi quasi immédiate.

SMTP Dédié : Quelles seront les adresses IP utilisées par Silae pour communiquer avec notre serveur SMTP ?

Il y a des adresses IPs différentes en fonction de nos configurations de nos plateformes de production.

Nous ne souhaitons pas communiquer ces adresses et nous conseillons de ne pas effectuer de filtrage par adresse IP au risque de bloquer vos expéditions d’emails sans préavis.

SMTP Dédié : Les serveurs Silae peuvent-ils communiquer avec notre serveur SMTP en utilisant le port 587 potentiellement chiffré en TLS 1.2 ?

Notre implémentation utilise uniquement le protocole StartTLS (Enforced TLS), la connexion est établie sans chiffrement puis elle doit passer en chiffrée.

Le protocole SMTPS ne sera pas pris en charge (connexion SMTP directement chiffrée en TLS).

Tout port peut être utilisé, y compris le port 587 et la communication est systématiquement sécurisée via le protocole TLS 1.2 à minima.

SMTP Dédié : Est-ce que l'usage du port 587 sans TLS est possible ?

Non, les communications seront systématiquement chiffrées.

SMTP Dédié : Pouvons-nous mettre en place différentes configurations SMTP sur notre domaine Silae ?

Non, il n’y a qu’une configuration SMTP possible par domaine Silae.

Si vous activez la configuration SMTP dédiée de votre domaine, tous les emails sortants transiteront exclusivement par votre serveur.

Seuls les emails systèmes Silae (type "Mot de Passe oublié") transiteront par nos infrastructures et seront donc expédiés depuis noreply@silae.fr (ce qui est déjà le cas à l’heure actuelle.)