FAQ - Gestion des rôles collaborateurs

La gestion des rôles est accessible aux personnes disposant des droits d'administrer les collaborateurs dans l'onglet Admin. collaborateurs.

L'accès à cet onglet peut être donné à un collaborateur en se rendant dans l'onglet Admin. collaborateurs > Sélectionner le collaborateur souhaité > Droits > Bouton Accès à la gestion des droits > Cocher "Admin. Collaborateurs" :

Les rôles permettent d'identifier les personnes clés de votre organisation avec lesquelles Silae peut communiquer en fonction de différents besoins ou sujets.

Quelques exemples non exhaustifs :

- Nous pouvons avoir besoin de communiquer avec votre responsable ou service informatique pour anticiper des évolutions technologiques nécessitant des changements ou une attention particulière de vos services.

- Nous pouvons aussi avoir besoin de communiquer avec votre Délégué à la Protection des Données (DPD) si nous sommes alertés d'un incident lié au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

- Nous pouvons avoir besoin de contacter le Référent Pôle Social de votre organisation pour communiquer sur des nouveautés fonctionnelles ou un dysfonctionnement applicatif identifié qui pourrait affecter votre domaine.

- Etc.

Il existe 7 types de rôles à ce stade mais d'autres rôles pourraient voir le jour à l'avenir.

Voici la liste des rôles existants :

- Dirigeant : Regroupe les rôles de dirigeant, associé, expert-comptable ou signataire du contrat avec Silae. C'est le point de contact principal pour les sujets administratifs.

- Référent Pôle Social : Contact privilégié pour les sujets liés à Silae. Correspond aux rôles de responsable du pôle social, responsable du support pour les structures plus importantes et organisées, référent Silae. Ce rôle sera également le point de contact pour les sujets RH et dématérialisation.

- Responsable Informatique : Personne en charge des sujets techniques ou informatiques (accès à la solution, déploiement, sécurité, etc.) et qui pourra relayer les informations à son ou ses prestataires informatiques. DSI de votre organisation.

- DPO / DPD : Data Protection Officier (DPO). Délégué à la Protection des Données (DPD) en français. Personne en charge de tous les sujets liés à la gestion/protection des données.

- Responsable Commercial : Point de contact pour relayer les offres Silae.

- Responsable Facturation : Contact lié à la facturation des services. À terme, contact qui recevra les factures numériques.

- Responsable Formation : Personne qui a la charge de valider les demandes de formations et qui aura un rôle central dans la solution de gestion des formations Silae (LMS).

Les rôles ne sont pas exclusifs. Plusieurs personnes dans votre organisation peuvent porter un ou des rôles identiques et c'est même souhaitable dans une organisation importante car cela permet d'assurer une continuité dans la communication en cas d'absence d'un collaborateur clé.

Une autre approche (notamment pour un service informatique) consiste à créer une adresse email partagée et de créer un collaborateur associé à cette adresse email. De cette manière, une communication envoyée par Silae vers cette adresse email sera alors automatiquement redistribuée à différents collaborateurs.

De la même manière, une personne peut porter plusieurs rôles, par exemple être à la fois Responsable informatique et DPO/DPD.

Pour affecter un rôle à un collaborateur, se rendre dans l'onglet Admin. collaborateurs > Sélectionner le collaborateur souhaité > Cliquer sur son onglet Rôles > Sélectionner le ou les rôles à associer au collaborateur puis sauvegarder :

Une fois le collaborateur sauvegardé, une étoile permet d'identifier dans la liste les collaborateurs ayant au moins un rôle associé.

Idéalement, oui.

Pour rappel, un collaborateur peut être associé à plusieurs rôles.
Bien que cela ne soit pas conseillé, un unique collaborateur peut porter tous les rôles de l'organisation. Cela peut être le cas si votre organisation n'a qu'un ou deux collaborateurs dans le domaine de paie Silae.

Dans tous les cas, essayez de répartir les rôles de la façon la plus appropriée possible.

Il est possible que, par exemple, vous n'ayez pas obligatoirement un Responsable Informatique ou un Délégué à la Protection des données dans votre organisation.
Ces personnes peuvent aussi être des prestataires en dehors de votre organisation (des externes).

Dans ce cas, vous avez deux options :

- Vous affectez les rôles à une ou des personnes de votre organisation qui seront en mesure de relayer les informations à vos prestataires quand Silae communiquera.

- Vous invitez ces personnes dans votre domaine Silae (concrètement vous créez des comptes collaborateurs) en limitant leurs actions sur la paie.

Non, l'attribution des rôles n'a pas d'impact sur la facturation Silae.

Pour affecter un rôle, il est indispensable de créer un collaborateur dans le domaine (onglet "Admin. collaborateurs").

Lors de la création de ce collaborateur nous vous conseillons alors de limiter au maximum ses droits dans la gestion des droits.

Aussi, vous pouvez cocher les "droits limités en paie" pour que ce nouveau collaborateur ne vous soit pas facturé :